Die besten Zeitmanagement-Methoden

Zeitmanagement-Methoden eignen sich bestens, um den Überblick zu behalten und anstehende Aufgaben zu koordinieren. Sie helfen den Alltag zu organisieren, und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. 

Wort "Strategie" vor blauem Hintergrund.
Zeitmanagement-Methoden helfen den Alltag zu organisieren (Bild: Pixabay)

Getting Things Done (GTD)

Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden ist Getting Things Done (GTD). Ihr Erfinder, David Allen, unterteilt seine Methode in 5 Schritte: Capture, Clarify, Organize, Reflect und Engage.

Zu Beginn legst du einen „Eingangskorb“ an und schreibst alles auf: berufliche wie private To-Dos, Kleinigkeiten und große Projekte, jede Idee, die dir im Kopf umhergeht. Wie du das machst, ist egal. Handschriftlich, am PC oder mithilfe einer App oder Software. Wichtig ist nur, dass du alles festhältst. Im zweiten Schritt werden die Aufgaben einer Prüfung unterzogen. Umsetzbar oder nicht? Große Projekte werden in mehrere kleinere Aufgaben unterteilt. Wichtig bei dieser Zeitmanagement-Methode ist, dass du immer den nächstmöglichen Schritt kennst. Alles, was weniger als zwei Minuten dauert, solltest du laut Allen, sofort erledigen. Alle anderen Dinge auf deiner Liste organisierst du nach Kategorien und Prioritäten. Allen schlägt vor, die Listen nach Art der auszuführenden Handlung zu benennen. Zum Beispiel „Telefonate“, „E-Mails“ usw. Der vierte Schritt beinhaltet ein wöchentliches Update der To-Do-Listen. Der fünfte und letzte Punkt: Beginne mit den nächsten Schritten auf deiner Liste.

Pomodoro

Wie bei Getting Things Done schreibst du bei dieser Zeitmanagement-Methode alles auf, was du erledigen willst. Danach beginnst du mit der ersten Aufgabe und arbeitest, ohne Unterbrechung 25 Minuten daran. Wenn du das geschafft hast, machst du eine kurze Pause und arbeitest danach wieder 25 Minuten ohne Unterbrechung. Nach dem vierten Intervall von 25 Minuten gönnst du dir eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Danach beginnst du von vorn und durchläufst die nächsten vier 25-minütigen Zeitabschnitte, auch Pomodoros genannt. Der Erfinder der

Pomodoro-Technik, Francesco Cirillo, ist sicher, dass seine Zeitmanagement-Methode die Effizienz erhöht und durch die regelmäßigen Pausen eine Überarbeitung verhindert werden kann.

Eisenhower-Matrix

Mit der Eisenhower-Matrix oder Eisenhower-Methode organisierst du anstehende Aufgaben in einem Koordinatensystem. Aufgaben werden mit Hilfe von zwei Fragen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit in das Koordinatensystem eingetragen:

Die zwei entscheidenen Fragen dieser Zeitmanagement-Methode sind:

  1. Sind sie wichtig oder unwichtig?
  2. Sind sie eilig oder nicht eilig.
Diagramm der Eisenhower-Methode.
Eisenhower-Matrix (Bild: JOB UND BILDUNG ONLINE)

Die Aufgaben mit der höchsten Priorität befinden sich im oberen linken Feld. Diese solltest du umgehend abarbeiten. Eilige aber unwichtige Aufgaben kannst du an andere abgeben, wenn du die Möglichkeit dazu hast. Ansonsten empfehlen wir, die Eisenhower-Matrix entsprechend zu verkleinern und auf drei Felder zu reduzieren. Wichtige, aber nicht eilige Projekte verteilst duauf die nächsten Tage bzw. Wochen. Unwichtige und nicht eilige Dinge schiebst du beiseite und erledigst sie, wenn du Freiräume hast.

Not-To-Do-Liste

Statt einer To-Do-Liste schreibst du bei dieser Zeitmanagement-Methode eine Not-To-Do-Liste. Mit dieser Liste siehst du klarer, welche Aufgaben deine Aufmerksamkeit verdienen und welche du getrost beiseiteschieben oder ganz vergessen kannst. Dazu musst du zunächst für dich persönlich herausfinden, was wichtig für dich ist. Führe die Not-To-Do-Liste neben deiner To-Do-Liste und du wirst mit der Zeit effizienter werden und deinen Fokus auf Aufgaben lenken, die dich beruflich und privat weiterbringen.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip oder auch 80/20-Regel, wurde nach Vilfredo Pareto benannt. Anfang des 20. Jahrhunderts untersuchte er die Verteilung des Vermögens in Italien. Er fand heraus, dass 20 Prozent der Bevölkerung 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen. Daraus entstand die Pareto-Regel, die auf vieles anwendbar ist. Hinsichtlich der Produktivität bedeutet das, dass mit 20 Prozent des Aufwandes in der Regel 80 Prozent der Arbeit erledigt werden kann. Wenn du diese Zeitmanagement-Methode anwendest, konzentrierst du dich zunächst auf die Kernaufgaben und erledigst damit den Großteil der Arbeit. Danach kommt erst der Feinschliff, der die meiste Zeit kostet. So erreichst du mithilfe dieser Zeitmanagement-Methode mit 20 Prozent deines Einsatzes, 80 Prozent des Ergebnisses.

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